Wat u moet voorbereiden voordat u een website laat maken

Het korte antwoord

Bepaal voordat u een website laat maken wie u wilt bereiken, welke vragen de site moet beantwoorden en wat bezoekers er moeten kunnen doen. Zet vervolgens de benodigde pagina's, de beschikbare inhoud en de verantwoordelijke collega's op een rij. Een logo en enkele websites die u mooi vindt zijn een nuttig begin. Een duidelijke briefing legt daarnaast uit welk probleem de nieuwe site voor uw klanten en uw bedrijf moet oplossen.

U hoeft niet alle technische details te kennen om u voor te bereiden. Het is belangrijker om uit te leggen hoe uw bedrijf werkt, welke vragen klanten stellen en waar u worstelt met het huidige proces. Met die informatie kan uw ontwikkelaar een passende technische oplossing voorstellen. Als u in het begin alleen beslist welk platform u wilt gebruiken, kan dit ertoe leiden dat u de werkelijke behoefte over het hoofd ziet.

In deze handleiding leest u welke informatie u voor een nieuwe site moet verzamelen en hoe u deze kunt organiseren. Als u uw bestaande site vernieuwt, kunt u dezelfde lijst gebruiken en ook pagina's en gegevens toevoegen die moeten worden bewaard. Het doel is niet om een dik dossier te creëren, maar om beslissingen die invloed hebben op het project vroegtijdig zichtbaar te maken.

Beschrijf eerst het doel van de website

‘We willen een modernere website’ geeft een ontwerprichting aan, maar beschrijft niet het zakelijke doel. Concretere doelen zijn het ontvangen van relevantere vragen van klanten, het promoten van een specifieke dienst of het verminderen van de tijd die het team aan repetitieve vragen besteedt.

Identificeer een hoofddoel en verschillende behoeften die dit ondersteunen. Een adviesbureau wil bijvoorbeeld adviesaanvragen ontvangen van geschikte bedrijven. In dit geval hebben de omvang van de dienstverlening, de voorbeeldprojecten en het aanvraagformulier voorrang. Het regelmatig publiceren van content wordt als aparte beheerbehoefte vastgelegd.

Wanneer u het doel meetbaar maakt, verzin dan geen cijfers die u niet hebt. Als u het huidige aantal aanvragen niet kent, kunt u eerst een eenvoudig overzicht van aanvragen opstellen. In de eerste fase is een realistisch uitgangspunt dat het formulier betrouwbaar werkt en de binnenkomende aanvragen kunnen worden beoordeeld.

Leer uw doelgroep kennen via klantvragen

Het is misschien niet voldoende om de klant alleen te beschrijven in termen van leeftijd, sector of bedrijfsgrootte. Schrijf ook op welk probleem ze moeten oplossen, wat ze vragen voordat ze beslissen en wat hen doet aarzelen. Verkoopgesprekken en inkomende e-mails zijn waardevolle materialen voor dit onderzoek.

Als klanten bijvoorbeeld voortdurend vragen naar de levertijd, is procesuitleg nodig. Als ze niet kunnen zien hoe uw diensten van elkaar verschillen, kan een vergelijkend gedeelte nuttig zijn. Achter de prijsvraag gaat vaak onzekerheid over de omvang schuil; alleen “Vraag een offerte aan” vermelden neemt die onzekerheid niet altijd weg.

Hebt u twee verschillende klantgroepen, combineer deze dan niet met dezelfde boodschap. Een kleine ondernemer en de inkoopafdeling van een grotere organisatie kunnen over dezelfde dienst verschillende vragen hebben. Behoud de uitleg die voor beide groepen geldt en voeg waar nodig aparte onderdelen toe voor hun specifieke vragen.

Bouw uw paginalijst rond gebruikerstaken

Begin de paginalijst niet door het menu van de site van een concurrent te kopiëren. Maak een lijst van de taken die de bezoeker als eerste gaat uitvoeren: de dienst begrijpen, de geschiktheid ervan beoordelen, voorbeelden bekijken en contact opnemen. Bepaal vervolgens welke pagina's deze taken ondersteunen.

De startpagina hoeft niet alle details te bevatten. Dienstenpagina's kunnen de omvang uitleggen, projectcasestudies kunnen het geleverde werk aantonen en veelgestelde vragen kunnen terugkerende onzekerheden oplossen. Door voor elke pagina een aparte taak te hebben, wordt de herhaling van de inhoud verminderd.

Maak aan het begin een tabel met de paginanaam, de vraag van de bezoeker, de benodigde inhoud en de verantwoordelijke persoon. Markeer ook pagina's die nog niet gereed zijn. Op deze manier worden inhoudelijke tekortkomingen die ervoor kunnen zorgen dat het ontwerp vertraging oploopt, vroegtijdig aan het licht gebracht.

Verzamel merkbestanden in een bruikbaar formaat

Vind de originele bestanden van het logo in plaats van alleen een kleine afbeelding uit de berichten-app te sturen. Lichte en donkere achtergrondopties, kleurcodes en lettertype-informatie, indien aanwezig, moeten samen worden gedeeld. Als er merkrichtlijnen zijn, neem deze dan ook op.

Geef op welke van de oude bestanden actueel is. Als er te veel vergelijkbare logo's in een map staan, kan dit ertoe leiden dat de verkeerde versie wordt gebruikt. Het organiseren van bestanden met duidelijke namen lijkt een kleine taak, maar het vermindert herhaalde bewerkingen.

Als uw merkidentiteit nog niet is vastgesteld, verberg deze dan niet. Als er tijdens het webdesign beslissingen moeten worden genomen over logo, kleur en taal, moet de omvang dienovereenkomstig worden voorbereid. Het toepassen van een kant-en-klare identiteit op de site en het helemaal opnieuw ontwikkelen van de identiteit zijn verschillende inspanningen.

Schrijf vanuit de vragen van uw klanten

U kunt uw bestaande brochures en presentaties delen, maar ga er niet vanuit dat dit direct bruikbare webteksten zijn. De websitebezoeker scant meestal secties voordat hij aandachtig leest. Koppen moeten de vraag beschrijven, paragrafen moeten kort zijn en belangrijke informatie moet gemakkelijk te vinden zijn.

Verzamel voor elke dienst de volgende informatie: het doel van de dienst, voor wie deze geschikt is, wat is inbegrepen en welke informatie is vereist in de eerste stap. Zet een concrete toelichting bij bijvoeglijke naamwoorden als ‘kwaliteit, innovatief en betrouwbaar’. Er zijn details nodig zodat de bezoeker zijn eigen situatie kan beoordelen.

Wie de tekst verifieert, is net zo belangrijk als wie hem schrijft. Zelfs als het marketingteam een dienstenbeschrijving opstelt, kan het operationele team de omvang goedkeuren. Eén inhoudelijk verantwoordelijke moet de verschillende opmerkingen bundelen en consistente feedback leveren aan het ontwerpteam.

Selecteer afbeeldingen en bewijs van uw werk

Visuals moeten helpen begrijpen wat het bedrijf doet. Bekijk welke eigen projecten u met beeld kunt toelichten voordat u iedere sectie met een algemene stockfoto vult. Een procesfoto, teamfoto of geannoteerde projectscreenshot kan meer context bieden.

Gebruik geen schermen met klantdocumenten of persoonlijke informatie waarvoor u geen toestemming heeft om deze te delen. Gevoelige details moeten worden verborgen, waarbij het doel van het voorbeeld behouden blijft. Als de afbeelding van een interface slechts een ontwerpvoorbeeld is, mag deze niet worden gepromoot als een werkend product.

Schrijf voor elk bestand een korte beschrijving: wat laat het zien, bij welk project hoort het, waar kan het gebruikt worden? Deze informatie vergemakkelijkt de visuele selectie en voorbereiding van toegankelijke beschrijvingen. Het is nuttiger om een geselecteerd, geannoteerd archief te maken in plaats van een grote map in te dienen.

Beschrijf functies met concrete voorbeelden

Beschrijf wat het formulier moet doen, in plaats van alleen te vragen om een formulier. Wie zal het invullen, welke informatie zullen zij verstrekken en waar zal de inzending naartoe gaan? Wat ziet de gebruiker bij een mislukte indiening? Deze details bepalen zowel het ontwerp als de technische omvang.

Als een afspraak, berekening of klantlogin vereist is, schrijf dan een voorbeeldtransactie. Beschrijf de stappen die de gebruiker neemt vanaf het startpunt tot de voltooide taak. Als er een systeem in gebruik is, vermeld dan de naam ervan, de persoon die verantwoordelijk is voor de toegang en de vereiste integratie.

Scheid toekomstige functies van de initiële releasevereisten. Op een dag wilt u misschien een klantenportaal openen; als het te gebruiken proces op dit moment echter niet duidelijk is, is het misschien niet nodig om het onmiddellijk te ontwikkelen. Deel uw toekomstplannen, maar neem alleen de nu benodigde functies op in de eerste opdracht.

Maak onderscheid tussen talen en markten

Het publiceren van inhoud in het Engels is niet hetzelfde als het aanbieden van een internationale dienst. Geef duidelijk aan in welke landen, in welke talen en onder welke voorwaarden u kunt werken. Bied een taal aan als uw bedrijf bezoekers ook in die taal te woord kan staan, of leg duidelijk uit hoe de opvolging verloopt.

Schrijf op wie de vertaling gaat voorbereiden en wie de proeflezing zal doen. Vergeet kleine tekst zoals menu's, formulieren, foutmeldingen en e-mails niet. De klant mag geen foutmelding in het Engels tegenkomen bij het indienen van een formulier vanaf een Nederlandse pagina.

Het kan zijn dat u niet in elke taal hetzelfde aantal pagina's nodig heeft. Equivalenten en taalwisselingen van gepubliceerde pagina's moeten echter bewust worden gepland. Onvolledige vertalingen of taalknoppen die naar een irrelevante pagina leiden, kunnen het voor de bezoeker moeilijk maken om af te maken waar hij aan begonnen is.

Wat moet behouden blijven bij een vernieuwing?

Vermeld huidige paginaadressen, belangrijke inhoud en pagina's die aanvragen opleveren. Deze activa mogen niet per ongeluk verloren gaan tijdens de vernieuwing van het ontwerp. De voorbereiding van een nieuwe website omvat niet alleen wat er in de toekomst zal worden toegevoegd, maar ook wat vandaag van waarde is.

Ontdek wie toegang heeft tot het domein, de hosting en het beheerderspaneel. In plaats van wachtwoorden in openbaar toegankelijke bestanden te delen, kiest u voor een veilige toegangsmethode. Het verduidelijken van accounteigendom en -rechten vermindert vertragingen bij de lancering.

Als er een adreswijziging gepland is, moeten nieuwe equivalenten van oude pagina's worden bepaald. De sitemigratiegids van Google is de technische bron bij uitstek voor het plannen van URL-wijzigingen. Zie dit niet als een kleine aanpassing die op de laatste dag moet worden aangebracht.

• sitemigratiegids van Google

Plan de werkzaamheden en feedbackmomenten

Leg bij het vermelden van de streefdatum ook uit waarom. Als er een verband is, zoals een beurs, productlancering of contractdeadline, kan het team de prioriteiten nauwkeuriger beoordelen. ‘Zo snel mogelijk’ is niet voldoende om te bepalen welke taak als eerste zal worden voltooid.

Kies vanaf het begin wie het ontwerp binnen het bedrijf gaat beoordelen. Laat één persoon feedback verzamelen en tegenstrijdige meningen oplossen. Tegenstrijdige opmerkingen afkomstig van verschillende kanalen kunnen ervoor zorgen dat beslissingen steeds opnieuw worden heropend.

Zorg ook voor tijd in de agenda voor beoordeling en goedkeuring. De reactie van de klant, evenals het werk van het ontwerpteam, heeft invloed op de voortgang van het project. Als er nieuwe aanvragen binnenkomen in een stadium dat nog op goedkeuring wacht, moeten de omvang en het tijdschema samen opnieuw worden geëvalueerd.

Bepaal vooraf wat u gaat controleren bij oplevering

De zinsnede “site voltooid” moet een gemeenschappelijke betekenis hebben. Neem afzonderlijke controlepunten op voor de publicatie van pagina's, de werking van formulieren, de mobiele weergave en de overdracht van beheerrechten. Zo wordt de mogelijkheid dat er tijdens de laatste bijeenkomst nieuwe verwachtingen ontstaan, verkleind.

Als uw niet-technische team de inhoud gaat bijwerken, stel dan een testtaak in. Bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuw project of het wijzigen van werktijden. Wanneer een lid van het team het proces voltooit, wordt duidelijk of de levering geschikt is voor dagelijks gebruik.

Bespreek ook de ondersteuningsmogelijkheden na de lancering. Een bugfix moet worden onderscheiden van een nieuw functieverzoek. Het moet duidelijk zijn hoe ondersteuningsverzoeken worden ingediend, waar toegangsgegevens worden bewaard en wie verantwoordelijk is voor regelmatige controles.

Wat u nodig hebt in uw projectoverzicht

Toets de briefing aan een klanttaak

Selecteer één voorbeeldbezoeker om te zien of de informatie die u hebt verzameld voldoende is. Stel dat deze persoon onderzoek doet naar een specifieke dienst die door uw bedrijf wordt aangeboden en de omvang wil weten voordat hij een beslissing neemt. Vindt u het antwoord op deze vraag, het passende projectvoorbeeld en de contactstap terug in uw projectbriefing? Als het niet kan worden gevonden, ontbreekt het mogelijk niet aan een nieuwe pagina, maar aan specifieke informatie.

Voer hetzelfde experiment uit voor de teamgenoot die de inhoud gaat beheren. Als er een nieuwe dienst wordt toegevoegd, wie schrijft dan de tekst, wie keurt deze goed en wie publiceert deze? Als deze taken onduidelijk zijn, moet u zowel de vereisten voor contentbeheer als het ontwerp bespreken. Het dagelijkse gebruiksscenario laat al vroeg zien welke uitdagingen zich na de levering kunnen voordoen.

Laat ten slotte de mensen die de eerste bijeenkomst bijwonen het dossier lezen. Als u ziet dat iedereen verschillende doelen uitlegt, praat hier dan over voordat het project begint. Het eens worden over een gemeenschappelijk doel vermindert het heropenen van dezelfde discussie tijdens het ontwerp. De belangrijkste functie van het voorbereidingsdocument is het verzamelen van de verwachtingen binnen het bedrijf rond een gedeeld begrip.

Markeer ontbrekende informatie duidelijk

Niet elk detail in uw projectopdracht hoeft te worden afgerond. Er moet echter onderscheid worden gemaakt tussen goedgekeurde informatie en voorlopig besproken opties. Als de naam van een nieuwe dienst onduidelijk is of er nog wordt gediscussieerd over de omvang van een tweede taal, schrijf dit dan duidelijk. Het ontwerpteam mag deze gebieden niet als vanzelfsprekend beschouwen.

Identificeer de persoon die de beslissing zal nemen voor elke onzekerheid. Zo is het bij een vraag bekend wie deze binnen de organisatie zal beantwoorden. Deze eenvoudige structuur vermindert onnodige vergaderingen en tegenstrijdige antwoorden van verschillende mensen. De kwaliteit van de voorbereiding blijkt niet alleen uit de hoeveelheid dossiers, maar ook uit de traceerbaarheid van beslissingen.

Bereid u voor op het eerste gesprek

Verzamel de informatie die u hebt voorbereid in één map en markeer duidelijk wat er ontbreekt. In plaats van maanden te wachten voordat alles perfect is, voltooit u de basisbeginselen voor besluitvorming. Een goede voorbereiding gaat niet over het verbergen van onzekerheden, maar over het samen oplosbaar maken ervan.

U kunt de webdesigndienst van Pixel bekijken en een overzicht van uw behoeften delen op de contactpagina. Door de link naar uw bestaande site toe te voegen, als u die heeft, en de drie punten die u het moeilijkst vindt, kunt u het gesprek op een concrete plek beginnen.

• Webdesign bij Pixel
• Neem contact op met Pixel