Sürekli elle yaptığınız işleri bulun
Ekibinizin tekrar tekrar elle yaptığı aktarımları listeleyin. Yeni bir talebi CRM’e kopyalıyor, belgeleri özetliyor veya onaylanan bir kaydı başka sisteme giriyor olabilirsiniz. İlk işin başlangıcı ve bitişi belli olsun. “Bütün operasyonu otomatikleştirelim” demek kapsamı belirsiz bırakır. “Gelen taleplerin özetini hazırlayıp ekibin onayına sunalım” dediğinizde ise neyin yapılacağı ve kontrol edileceği netleşir.
Nerede kurala, nerede insan kararına ihtiyaç var?
Süreçte hangi kararların verildiğini listeleyin. E-posta alanının doldurulup doldurulmadığını kontrol etmek sabit bir kurala dayanır. Serbestçe yazılmış bir talebi özetlemek ise yorum gerektirir. Bu ayrımı baştan yapıyoruz. Yapay zekânın hazırladığı bir taslak müşteriyi veya önemli bir iş kararını etkileyebilecekse, kullanılmadan önce kimin kontrol edeceği ve hangi bilgilere bakacağı belli olmalı.
Bir şey ters giderse ne olacağını planlayın
Bir bilgi eksikse, bağlı hizmet çalışmıyorsa veya aynı talep iki kez geldiyse ne yapılacak? Tamamlanamayan işin nerede bekleyeceğini ve kime haber verileceğini belirleyin. Otomasyonun hangi sistemlerden veri okuyacağını, neleri değiştirebileceğini ve hangi bilgilere ihtiyacı olduğunu da netleştirin. Böylece etkileyici bir demodan, günlük işte kullanılabilecek bir projeye geçebilirsiniz.
Küçük bir denemeyle başlayın, sonucu ölçün
Önce işi bugün nasıl yaptığınızı kaydedin: Ne kadar zaman alıyor, neleri sık sık düzeltiyorsunuz ve hangi adımlarda bekliyorsunuz? Gerçek işi temsil eden verilerle küçük bir deneme yapın ve sonucu bu kayıtlarla karşılaştırın. Otomasyonu kontrol etmek ve bakımını yapmak için harcanan zamanı da hesaba katın. Neyin iyileştiği, hangi sorunların kaldığı ve süreçle kimin ilgileneceği netleştiğinde kapsamı büyütün.
